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Onboarding virtuel : l’opportunité de faire la différence !

Onboarding virtuel : l’opportunité de faire la différence ! 

 

Comment accueillir un nouveau collaborateur à bord quand on ne peut pas monter à bord !?

 

Impossible de passer de bureau en bureau, d’expliquer le fonctionnement de la machine à café ou d’organiser un pot d’accueil ! Bien sûr, les circonstances sont déconcertantes, mais à vous de transformer la contrainte en une véritable opportunité de faire la différence ! C’est l’occasion d’automatiser les processus et de démontrer au nouveau venu que vous tenez toujours autant à lui !

 

 

 

Faites livrer tout le matériel nécessaire bien avant et prévoyez une petite attention le jour J

 

« Dès le début de la période de confinement, j’ai reçu un mail qui se voulait rassurant. Les RH me disaient que tout cela ne changeait rien à leur désir de m’engager et qu’ils allaient s’adapter pour m’intégrer à distance. Une semaine avant mon premier jour, ils m’ont envoyé tout le matériel nécessaire et tous mes accès. J’avais même les contacts du service technique » raconte Julie.

 

Veillez à bien informer et rassurer vos nouvelles recrues. Par ailleurs, maintenez la tradition du « welcome pack ». Imaginez la surprise de votre nouveau collaborateur lorsque le facteur lui apportera un colis inattendu le jour J avec un message de l’équipe. Le geste créera à tous les coups un effet « wow » et un sentiment immédiat d’appartenance !

 

Annoncez en interne l’arrivée de votre nouveau collaborateur et accueillez-le chaleureusement

 

En cette période, il est d’autant plus important d’officialiser toute arrivée dans l’entreprise ! Pour ce faire, prévenez l’ensemble des équipes avec un petit mail, via une interview vidéo dans la newsletter ou encore la présentation d’un portrait visant à mieux connaitre leur nouveau collègue (10 questions et une photo) sur les réseaux sociaux internes. A défaut de pouvoir le faire en vrai, nous vous conseillons de programmer une réunion d’accueil en visioconférence avec l’équipe. Vous pouvez également prévoir des rencontres individuelles. « On m’a organisé des speed-meetings avec des collègues de différentes équipes et avec les autres nouveaux arrivants pour créer du lien » nous dit Geoffrey.

 

Ne lésinez pas sur les échanges avec le manager et désignez un « buddy » 

 

Les premières semaines sont les plus compliquées. Pour accompagner votre recrue, ne lésinez pas sur les échanges. Rassurez vos employés. Ponctuez la période d’intégration de points réguliers pour prendre la température, récolter ses feedbacks et s’assurer de son bien-être. Par ailleurs, n’oubliez pas de fixer des objectifs à court, moyen et long terme et de suivre les progrès réalisés« Quand je suis arrivée, j’ai aussi eu la chance de pouvoir compter sur l’aide d’un « buddy », Paul en l’occurrence. Il m’a dit que je pouvais l’appeler quand je voulais. Il s’est toujours montré très disponible, m’a offert une écoute attentive et se souciait tous les jours que j’allais bien » se rappelle Julie. 

 

Valorisez et centralisez toutes les informations importantes en une place unique

 

Le premier jour d’un collaborateur rime souvent avec multiplications d’informations. Le plus souvent, l’onboarding prévoit une réunion d’information, qu’il est difficile d’envisager dans le contexte actuel. Heureusement, le digital ouvre tout grand le champ des possibles !

 

Il est possible de centraliser toutes les informations liées à la culture de l’entreprise dans une présentation vidéo, de « streamer » des vidéos de bienvenue des nouveax collègues, de raconter l’histoire de l’entreprise depuis sa création, de faire un petit tour du propriétaire en visite virtuelle filmée, de présenter des vidéos-pitchs des principaux projets, de développer des contenus d’apprentissage, voire même de mettre en place des rites de passage, etc.

 

Vous l’avez compris, la vraie question n’est pas de savoir si l’on doit digitaliser le processus d’onboarding mais plutôt de savoir comment. Faites la liste de tous les manquements que pourrait rencontrer un nouveau collègue arrivant dans votre société et essayez d’être créatif ! Ceci dit, même si la technologie est fondamentale et vous permettra de compenser de nombreux points tout en vous montrant agile et réactif face à la situation, le parcours d’intégration de votre candidat n’en demeure pas moins une expérience humaine. Au final, c’est votre bienveillance, votre sourire et votre attitude qui feront toute la différence !

 

Envie d’échanger avec nous sur la manière de proposer un onboarding original en misant sur la vidéo ? Appelez-nous !