onboarding

Virtuele onboarding: de kans om het verschil te maken!

Hoe verwelkom je een nieuwe medewerker aan boord als je niet aan boord mag gaan?!

 

 

onboarding

We kunnen niet van kantoor tot kantoor gaan, uitleggen hoe het koffieapparaat werkt of een welkomstdrink organiseren. De omstandigheden zijn uiteraard verwarrend, maar u kan deze moeilijke situatie aangrijpen om het verschil te maken! Dit is namelijk hét moment om de processen te automatiseren en de nieuwkomer te tonen dat u nog steeds evenveel met hem of haar begaan bent!

 

Laat al het nodige materiaal ruim van tevoren leveren en zorg voor een kleine attentie op de dag zelf

 

“Bij het begin van de lockdown kreeg ik een geruststellende e-mail. HR liet me weten dat de situatie niets veranderde aan hun beslissing om me aan te werven en dat ze zich zouden aanpassen om me vanop afstand in dienst te nemen. Een week voor mijn eerste werkdag stuurden ze me al het nodige materiaal en alle toegangen. Ik had zelfs de contactgegevens van de technische dienst », vertelt Julie.

 

Zorg ervoor dat u uw nieuwe medewerkers goed informeert en geruststelt. Laat ook het traditionele ‘welkomstpakket’ niet links liggen. Beeldt u zich eens in hoe verrast uw nieuwe werknemer zal zijn wanneer de postbode op de eerste werkdag een onverwacht pakketje brengt met een boodschap van het hele team. Dit gebaar zorgt telkens voor een wow-effect en uw nieuwe medewerker voelt zich meteen betrokken.

 

Kondig de komst van de nieuwe collega intern aan en zorg voor een warm onthaal

 

Het is in deze periode belangrijker dan ooit om elke nieuwe aanwerving duidelijk aan te kondigen binnen het bedrijf. Verwittig alle teams aan de hand van een mailtje, een video-interview in de nieuwsbrief of een portret op de socialemediakanalen (10 vragen en een foto) om de nieuwe collega beter te leren kennen. Aangezien dit niet in levenden lijve kan, raden we aan om een videoconferentie in te plannen met het team om de nieuwe collega te verwelkomen. U kunt ook individuele meetings houden. “Ze hadden speed-meetings georganiseerd met collega’s van verschillende diensten en andere nieuwkomers om een band te scheppen”, aldus Geoffrey.

 

Plan voldoende contactmomenten met de manager en wijs een ‘buddy’ toe 

 

De eerste weken zijn het zwaarst. Zorg voor voldoende contactmomenten om de nieuwkomer te begeleiden. Stel uw medewerkers gerust. Plan tijdens de onboarding regelmatig contactmomenten in om poolshoogte te nemen, feedback te vragen en te zien hoe het met hen gaat. Vergeet ook niet om doelstellingen te bepalen op korte, middellange en lange termijn en de geboekte vooruitgang op te volgen“Toen ik begon, had ik ook het geluk te kunnen rekenen op de hulp van mijn ‘buddy’ Paul. Ik mocht hem zo vaak bellen als ik wilde. Hij was altijd beschikbaar, bood mij een luisterend oor en vroeg me elke dag hoe het met me ging”, vertelt Julie. 

 

Zorg ervoor dat alle belangrijke informatie goed gedocumenteerd en op één centrale plaats opgeslagen is

 

De eerste dag van een nieuwe medewerker gaat vaak gepaard met een heleboel informatie. Meestal wordt er tijdens de onboarding een vergadering gepland waarin deze informatie wordt gegeven, wat moeilijk is in de huidige situatie. Gelukkig biedt de huidige digitale technologie heel wat mogelijkheden!

 

Zo kunt u alle informatie over de bedrijfscultuur bundelen in een videopresentatie, een welkomstfilmpje voor de nieuwe collega’s streamen, het verhaal van het bedrijf vanaf de oprichting vertellen, een virtuele rondleiding door de eigenaar opnemen, een aantal videopitches maken van de belangrijkste projecten, opleidingsmateriaal ontwikkelen, overgangsrituelen voorzien, enz.

 

U merkt het, het is niet zozeer de vraag of we het onboardingproces moeten digitaliseren, maar eerder hoe we dit moeten aanpakken. Maak een lijst van alle zaken die een nieuwe collega zou kunnen missen bij zijn aankomst in uw bedrijf en probeer hierbij creatief te zijn. Hoewel de technologie essentieel is en veel zaken compenseert doordat u flexibel en snel kunt inspelen op de situatie, blijft de onboarding van een nieuwe werknemer nog steeds een menselijke aangelegenheid. Uiteindelijk zijn het uw goede wil, uw glimlach en houding die het verschil maken!

 

Zou u graag met ons bespreken hoe u een originele onboarding aanpakt door middel van filmpjes? Bel ons!